Triatech logo

SharePoint Online – effektiviserar arbetet och sätter Vikmanshyttan på världskartan!

Att jobba effektivt med förmedling av branschtekniska nyheter kan vara avgörande för en organisations framgångar, och en utmaning för vilket företag som helst

Driver man dessutom ett globalt bolag är utmaningen desto större. Batteriladdartillverkaren CTEK med verksamhet i åtta länder, har hittat lösningen i Microsoft Office 365´s SharePoint Online.

I den gamla bruksorten Vikmanshyttan mellan Säter och Hedemora hittar man företaget CTEK som utvecklar och tillverkar batteriladdare. Verksamheten sträcker sig dock långt utanför såväl Dalarnas som Sveriges gränser. Med sina omkring 150 anställa finns CTEK representerat från Kina i öst till USA i väst och däremellan har man en säljkår spridd i Danmark, Storbritannien, Frankrike, Tyskland, och Sydafrika.

Magnus Swén, webbmaster, har arbetat på CTEK i fem år. Han berättar om de utmaningar det innebär för företaget att ha en så pass geografiskt utbredd företagsstruktur. -Att ha kontor i olika länder i olika tidszoner och ändå kunna förmedla nyheter och ibland brådskande information inom företaget har inte varit enkelt, berättar Magnus. Kina har till exempel censur och informationen kan bli fördröjd eller helt stoppad.

Företaget såg därför ett stort behov av att kunna knyta ihop företaget via ett utvecklat intranät och hittade lösningen i Microsoft Office 365 och SharePoint Online. Systemet gör att informations- och nyhetsspridningen blir effektivare inom företaget. -Vi har bland annat skapat en projektportal där våra projektledare kan lägga upp aktuella projekt och addera de användare som är involverade, vart i världen de än befinner sig, förklarar Magnus. -Det här gör det enkelt för ledningen att sätta sig in i projektens status och rapportering. Och så slipper vi massmejlutskicken som lätt kan trilla mellan stolarna. Finns relevant information och uppdaterade dokument på nätet kan, och ska, alla ta del av dem den vägen, menar Magnus.

För CTEK fanns ytterligare en faktor att ta hänsyn till inför valet av intranätlösning. Man delar nämligen vissa av företagets funktioner, som till exempel administration, med systerföretaget Creator. Båda företagens verksamheter skulle alltså rymmas inom ramarna för intranätet men bara vissa delar skulle vara gemensamma.

TriaTech som levererat Office 365 och SharePoint Online-lösningen har levererat enligt CTEKs och Creators kravspecifikation och varit en bra samarbetspartner, berättar Magnus. -TriaTech har hela tiden varit öppna och raka i sin kommunikation och det har varit värdefullt att ha dem som bollplank under resans gång, menar Magnus. Det är nu ungefär två år sedan man började arbetet med intranätet och man är nöjd inom CTEK. -Men det tar tid att administrera och uppdatera, det är sådant man inte räknar med, säger Magnus. Det är lätt att det bara uppfattas som en arbetsbörda som läggs ovanpå de ordinarie arbetsuppgifterna, och det är ju inte meningen. Om man däremot kalkylerar med tiden som krävs redan från början så går genomförandet smidigare i alla led, menar Magnus som är systemets huvudadministratör.

SharePoint Online

Det har varit viktigt för CTEK att få alla anställda att arbeta aktivt med SharePoint Online. -Det ska vara en självklarhet för alla att starta intranätet varje morgon när man drar igång sin dator, menar Magnus. Företaget har använt sig av olika knep för att locka till användande. Man har kört tävlingar och utlottningar men framför allt knutit verksamhetskritiska tjänster till intranätet för att göra det till ett verktyg som måste användas.

En plats på intranätet som är helt öppen för alla anställda att administrera är den sociala funktionen Klotterplanket. Här är högt i tak och vem som helst får skriva (i stort sett) vad som helst, till exempel om det är dags att samla kollegorna till en After work. Och här hittar man också lokalrestaurangens matsedel, berättar Magnus och ler, en nog så viktig och återkommande anledning för personalen på CTEK i Vikmanshyttan att besöka intranätet – SharePoint Online.

Skriven av Martina Bergsten

Lämna dina uppgifter nedan för att bli kontaktad av TriaTech..

Ditt namn (obligatorisk)

Din epost (obligatorisk)

Ämne

Ditt meddelande

Skrivet av: Mika Toivanen