Triatech logo

4 vanliga utmaningar med traditionell IT hos företag

Ibland träffar jag företag som har svårt att dela information och samarbeta i sin IT-miljö. Detta leder ofta till att användarna själva löser sina utmaningar som in sin tur kan innebära att företaget tappar kontrollen över informationen och skapar i många lägen onödiga risker

Skrivmaskin

Skrivbordet som ”temporär” lagringsplats

Många företag tillgodoser inte användarnas behov av att komma åt företagets gemensamma eller användarens egna dokument vilket i flera fall innebär att man skapar ”tillfälliga” arbetskopior på sitt skrivbord för att kunna arbeta med filerna när man inte är på kontoret.

En stor risk med detta är att det inte finns någon säkerhetskopia att tillgå ifall datorn blir stulen eller datorn kraschar vilket leder till förlorade dokument och frustration.

puff1

Privat lagring i molnet

Bara några musklick bort kan en användare gratis skapa en privat lagringsplats t ex via Dropbox eller Google Drive för att enkelt kunna komma åt sina filer från valfri plats samt även kunna dela filer med andra personer via nätet.

Detta löser till stor del problemet med att spara filer lokalt på skrivbordet, men dessa lagringsplatser är under användarens kontroll. Vilket kan leda till att när kollegan slutar, så har företaget inte kontroll eller tillgång till filer som personen har jobbat med.

 

E-post, kalender och adressbok är olika mellan enheter

Det är inte helt ovanligt att man har en dator, surfplatta samt en mobil som sina arbetsverktyg. Viktiga funktioner idag är e-post, kalender och adressbok, men ofta stöter jag på att dessa funktioner inte är synkroniserade mellan olika enheter.

  • Har man t ex skickat e-post från sin Outlook, så syns den inte på mobilen
  • Lägger man till en kontakt i adressboken, så finns den bara lokalt i mobilen
  • Gör man en kalenderbokning i webbmailen så hittar man den inte i sin Outlook, o s v

 

Olika Office-versioner

Ett vanligt förekommande scenario är att användarna har olika datormodeller och framför allt olika versioner av Office-programmen. Detta beror till stor del på att man köper den version som är aktuell då datorn blir inköpt och denna version används sedan under datorns hela livstid.

Med åren kommer det därmed finnas ett antal olika Office-versioner på företaget, vilket försvårar igenkännande och kompetensutbyte kollegor emellan. Skulle man sedan ta del av utbildningar som t ex Tips och tricks i Office, så har man som användare svårare att till sig kunskapen på sin egen dator.

 

Sammanfattningsvis handlar det om att företaget behöver tillgodose användarnas behov för annars finns risken att användarna själva hittar sina egna vägar genom dagens lättillgängliga möjligheter bara några musklick bort. Det finns en hel del att vinna genom att fundera på vilka sätt man kan skapa IT som ger mer värde på sitt eget företag.

puff2

Skrivet av: Mika Toivanen